Verkürzung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege und Rechnungen

Das am 26.09.2024 vom Bundestag verabschiedete Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BT-Drucks. 20/11306) sieht eine Änderung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege und Rechnungen vor. Der Gesetzesentwurf zielt auf Änderungen im Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung und dem Umsatzsteuergesetz ab und verkürzt die Aufbewahrungsfristen entsprechend einheitlich von zehn auf acht Jahre. 

Abgabenordnung (AO) 

Die Anpassung betrifft vor allem § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO, welcher die Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen, Inventaren, Jahresabschlüssen, Lageberichten, der Eröffnungsbilanz sowie der für ihr Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen regelt.  

Handelsgesetzbuch (HGB) 

Ebenso wurde die entsprechende Regelung im Handelsrecht in § 257 Abs. 1 Nr. 4 HGB angepasst. Demnach sind Belege für Buchungen in den von ihm nach § 238 Abs. 1 zu führenden Büchern (Buchungsbelege) künftig nur noch acht Jahre aufzubewahren. 

Umsatzsteuergesetz (UStG) 

Bislang sah auch § 14b Abs. 1 Satz 1 UStG vor, dass Rechnungen mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Mit der Einführung der 8-jährigen Aufbewahrungsfrist wird diese Regelung entsprechend geändert und soll auch rückwirkend für bereits ausgestellte oder empfangene Rechnungen gelten. 

Als Hauptbegründung für die Gesetzesänderung führt der Entwurf eine Entlastung der Wirtschaft von bürokratischem Aufwand an. Laut den Berechnungen des Gesetzesentwurfs soll die Reduzierung des Erfüllungsaufwands um zwei Jahre zu einer jährlichen Entlastung von rund 626 Millionen Euro für die Volkswirtschaft führen. Darüber hinaus wird die Verkürzung der Aufbewahrungsfrist als ein Beitrag zur Umsetzung der UN-Agenda 2030 für nachhaltige Entwicklung gewertet. Konkret zielt die Maßnahme auf das Erreichen des Nachhaltigkeitsziels ab („Dauerhaftes, inklusives und nachhaltiges Wirtschaftswachstum, produktive Vollbeschäftigung und menschenwürdige Arbeit für alle fördern“), indem sie die wirtschaftliche Leistungsfähigkeit der Unternehmen unterstützt. 

Bewertung 

Die Verkürzung der genannten Aufbewahrungsfristen von zehn auf acht Jahre ist zu begrüßen. Auch gemeinnützige Organisationen profitieren von diesen Anpassungen. Sie müssen künftig weniger Speicher- und Lagerkapazitäten für Akten vorhalten respektive weniger Aufwand für externe Archiv-Dienstleister aufbringen. Es bleibt jedoch von hoher Bedeutung, die fristwahrende Aufbewahrung der relevanten Unterlagen sicherzustellen, da andernfalls im Rahmen steuerlicher Prüfungen durch die Finanzbehörden oder anderer Institutionen Entscheidungen auf Basis der Aktenlage getroffen werden könnten. 

Bildnachweis:Nikada/Stock-Fotografie-ID:184112820