Referentenentwurf des BMF: Einführung einer Kassenpflicht ab 2028

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat einen Referentenentwurf für ein „Gesetz zur Einführung einer Kassenpflicht, zur Bekämpfung von Steuerhinterziehung und zur weiteren Digitalisierung des Steuerrechts" vorgelegt. Ziel ist es, die Bekämpfung von Steuerhinterziehung zu stärken und einen gleichmäßigen Steuervollzug sicherzustellen. Für gemeinnützige Organisationen sind vor allem die neue Kassenpflicht und die vorgesehenen Ausnahmeregelungen relevant.

Was ändert sich?

Nach dem neuen § 146b AO-E müssen Steuerpflichtige mit einem land- und forstwirtschaftlichen oder gewerblichen Betrieb oder freiberuflicher Tätigkeit, deren Gesamtumsatz im Sinne des § 19 Abs. 2 Satz 1 UStG mehr als 100.000 Euro im Kalenderjahr beträgt, künftig ein elektronisches Aufzeichnungssystem im Sinne des § 146a AO verwenden (Kassenpflicht).

Die Pflicht greift grundsätzlich bei allen Steuerpflichtigen mit Gewinneinkünften. Zu erfassen sind sämtliche Betriebseinnahmen, Betriebsausgaben, Entnahmen, Einlagen und durchlaufende Posten – insbesondere alle Barzahlungen sowie Zahlungen mit Debit- oder Kreditkarte. Nicht erfasst werden müssen nur solche Zahlungen, die unbar über ein Konto (z. B. per Überweisung oder Lastschrift) abgewickelt werden.

Für gemeinnützige Vereine und Stiftungen müsste nach unserem Verständnis damit vor allem der wirtschaftliche Geschäftsbetrieb relevant sein – etwa Vereinsfeste, Basare, eine Cafeteria oder ein Kioskbetrieb. Entscheidend ist dabei, welche Umsätze bei der 100.000-Euro-Grenze als Gesamtumsatz im Sinne des § 19 Abs. 2 Satz 1 UStG zu berücksichtigen sind. Der steuerbegünstigte ideelle Bereich und Spenden sind nicht ohne Weiteres einzubeziehen. Bei der Vermögensverwaltung und den Zweckbetrieben ist die Rechtslage derzeit nicht eindeutig: Zwar ist der Zweckbetrieb ein wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb im Sinne des § 14 AO, § 146b Abs. 1 AO-E knüpft jedoch an einen „gewerblichen Betrieb“ an und verweist für die Umsatzgrenze auf § 19 Abs. 2 Satz 1 UStG. Ob und in welchem Umfang Zweckbetriebsumsätze und Umsätze innerhalb der Vermögensverwaltung bei der 100.000-Euro-Grenze zu berücksichtigen sind, bedarf daher noch der Klärung.

Wird die Umsatzgrenze erstmals überschritten, greift die Kassenpflicht ab dem 1. April des Folgejahres. Das Überschreiten ist dem zuständigen Finanzamt innerhalb eines Monats nach Eintritt der Kassenpflicht mitzuteilen. Die Pflicht endet erst nach Ablauf von drei aufeinanderfolgenden Kalenderjahren, in denen die Umsatzgrenze nicht mehr überschritten wird.

Wegfall der Papierbelegpflicht

Die bisherige Pflicht, einen Papierbeleg auszugeben, soll zum 1. Januar 2028 durch eine elektronische Belegbereitstellungspflicht ersetzt werden. Wer aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle erfasst, muss dem Beteiligten künftig lediglich zeitnah einen elektronischen Beleg in einem standardisierten Datenformat bereitstellen. Beim Verkauf an eine Vielzahl unbekannter Personen – etwa bei größeren Veranstaltungen mit Publikumsverkehr – kann das Finanzamt aus Zumutbarkeitsgründen sogar ganz von dieser Pflicht befreien.

Ausnahmen und Härtefallregelung

Die Finanzbehörden können auf Antrag von der Kassenpflicht befreien (§ 148 AO). Die Entscheidung liegt im Ermessen der Behörde, die die Voraussetzungen im Einzelfall prüft; eine erteilte Befreiung kann jederzeit widerrufen werden. Eine Befreiung kommt insbesondere in Betracht, wenn die Umsatzgrenze nur aufgrund eines einmaligen Ereignisses überschritten wird – die Gesetzesbegründung nennt hier ausdrücklich eine besondere Jubiläumsfeier eines Vereins.

Darüber hinaus soll das BMF per Rechtsverordnung mit Zustimmung des Bundesrates weitere, generelle Ausnahmen von der Kassenpflicht bestimmen können. Ein erster Diskussionsentwurf einer entsprechenden „Kassenpflicht-Ausnahmeverordnung" (KassenPflAusnV) wurde bereits zur besseren Einordnung veröffentlicht; das eigentliche Verordnungsverfahren mit erneuter Verbändeanhörung soll aber erst nach Verkündung des Gesetzes folgen. Ob und in welchem Umfang gemeinnützige Tätigkeiten dabei ausgenommen werden, ist derzeit noch offen.

Zeitplan

Die Kassenpflicht soll zum 1. Januar 2027 in die Abgabenordnung eingefügt werden; das Gesetz im Übrigen tritt grundsätzlich am ersten Tag des auf die Verkündung folgenden Quartals in Kraft. Praktisch anzuwenden sind die zentralen Vorschriften zur Kassenpflicht (§ 146b Abs. 1, 2 und 4 AO-E) aber erst für Zeiträume nach Ablauf des 31. Dezember 2027, also grundsätzlich ab dem Kalenderjahr 2028. Wird die Umsatzgrenze bereits im Jahr 2027 überschritten, gilt die Kassenpflicht ab dem 1. Januar 2028. Der Wegfall der papierhaften Belegausgabepflicht und die Einführung der Belegbereitstellungspflicht treten ebenfalls am 1. Januar 2028 in Kraft.

Da sich das Gesetzgebungsverfahren derzeit noch im Entwurfsstadium befindet, ist mit weiteren Änderungen zu rechnen. Verschiedene Verbände haben bereits Stellungnahmen zum Referentenentwurf abgegeben bzw. angekündigt. Dabei dürften insbesondere die Reichweite der 100.000-Euro-Grenze sowie mögliche Ausnahmen weiter diskutiert werden. Die endgültige Ausgestaltung bleibt daher abzuwarten. Wir halten Sie über den weiteren Verlauf selbstverständlich informiert.

Wenn Sie Fragen in diesem Bereich haben, wenden Sie sich gerne an die Expertinnen und Experten von SCHOMERUS.

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