Meldepflicht für elektronische Kassensysteme zum 1. Januar 2025

Acht Jahre nach Bekanntgabe des Gesetzes zum Schutz von Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen kommt zum 1. Januar 2025 die digitale Meldepflicht für TSE-Kassensysteme. Wirtschaftsunternehmen wie auch gemeinnützige Organisationen, die ein elektronisches Kassensystem einsetzten, müssen spätestens bis zum 31. Juli 2025 ihre Kassensysteme melden. Ein aktuelles Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF) vom 28. Juni 2024 gibt wichtige Hinweise über das Mitteilungsverfahren.

Hintergrund

Aus Schutz vor Manipulation sind bargeldintensive Betriebe bereits seit spätestens dem 1. Januar 2023 dazu verpflichtet, Kassensysteme einzusetzen, die zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen enthalten, sogenannte TSE-Kassen. Auch gemeinnützige Organisationen sind von dieser Verpflichtung nicht ausgenommen, sofern sie ein elektronisches Kassensystem im Einsatz haben. Häufig dürfte dies wohl in Cafeterien, Mensen, Museumsshops oder den Sozialkaufhäusern der Fall sein. Diese Kassensysteme sind der Finanzbehörde spätestens bis zum 31. Juli 2025 elektronisch zu melden.

Meldepflichtige Systeme

Meldepflichtig sind unter anderem folgende elektronische Aufzeichnungssysteme (eAS):

elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen,

Tablet-/App-Kassensysteme (softwarebasierte eAS),

Waagen mit Registrierkassenfunktion,

Warenwirtschaftssysteme mit Kassenfunktion,

Hotelsoftware mit Kassenfunktion,

Praxissoftware für Ärzte mit integriertem Kassenmodul, mit dem man auch Barzahlungen abwickeln kann

Für die Meldung können nach aktuellem Stand drei Übertragungswege genutzt werden:

Direkteingabe über ELSTER,

Upload einer XML-Datei in “Mein ELSTER”,

Datenfernübertragung aus einer Software via der ERiC-Schnittstelle.

Meldepflichtige Daten

§ 146a Abs. 4 AO schreibt vor, dass innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme des Kassensystems folgende Informationen zu melden sind:

Name des Steuerpflichtigen,
Steuernummer des Steuerpflichtigen,
Art der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (zTSE),
Art des verwendeten eAS,
Anzahl der verwendeten eAS,
Seriennummer des verwendeten eAS,
Datum der Anschaffung des verwendeten eAS,
Datum der Außerbetriebnahme des eAS.

Meldezeitpunkt und Übergangsregelungen

Grundsätzlich muss die Mitteilung innerhalb eines Monats nach „Anschaffung“ (= Besitzübernahme) oder „Außerbetriebnahme“ erfolgen (§ 146a Abs. 4 Satz 2 AO).

Zu Beginn der Einführung der Meldepflicht gelten gemäß BMF-Schreiben folgende Übergangsregelungen:

Elektronische Aufzeichnungssysteme i. S. d. § 146a Abs. 1 Satz 1 AO i. V. m. § 1 Abs. 1 Satz 1 KassenSichV, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, sind spätestens bis zum 31. Juli 2025 zu melden.

Ab dem 1. Juli 2025 angeschaffte elektronische Aufzeichnungssysteme (eAS) müssen dann innerhalb eines Monats nach Anschaffung/Besitzübernahme gemeldet werden. Dies gilt auch für eAS, die ab dem 1. Juli 2025 außer Betrieb genommen wurden.

Weitere Informationen zur Mitteilungspflicht von Kassensystemen, insbesondere bei der Außerbetriebnahme von Kassen und der Nutzung von Kassen in verschiedenen Betriebsstätten, liefert das BMF-Schreiben vom 28. Juni 2024.

Fazit

Die elektronische Übermittlungsmöglichkeit wird ab dem 1. Januar 2025 zur Verfügung gestellt. Auch gemeinnützige Organisationen sind in vielen Fällen von der Meldepflicht betroffen. Ob und welche Sanktionen drohen, wenn der Steuerpflichtige seiner Meldepflicht nicht fristgerecht nachkommt, ist aktuell noch offen. Nach den aktuellen gesetzlichen Regelungen stellt die Nichtabgabe bzw. die Falschangabe einer Mitteilung jedenfalls keine Ordnungswidrigkeit dar. Trotzdem ist zu empfehlen, sich frühzeitig mit den Neuerungen auseinanderzusetzen. Das Bundesfinanzministerium hat hierzu einen Fragen-und-Antworten-Katalog entwickelt. Hier gelangen Sie zu den FAQ.

Sollten darüber hinaus noch Fragen unbeantwortet bleiben, melden Sie sich gerne bei uns. Wir stehen Ihnen mit unseren Expert:innen beratend zur Seite.

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