BMF aktualisiert FAQ zum Kassengesetz

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat am 15. Oktober 2025 auf seiner Website seinen Fragen-Antworten-Katalog zum sog. Kassengesetz aktualisiert. Mit dem Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen vom 22. Dezember 2016 – dem „Kassengesetz“ – ist die Pflicht zur Ausgabe von Belegen zum 1. Januar 2020 eingeführt worden.

Das Gesetz verpflichtet Unternehmen dazu, Kassenvorgänge korrekt, vollständig, zeitgerecht und manipulationssicher zu erfassen. Es zielt darauf ab, die Kassenführung nachvollziehbar zu machen und Steuerhinterziehung zu erschweren. Für gemeinnützige Organisationen, die einen Verkaufsstand bei Veranstaltungen oder ein Fest als wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb betreiben, sind die Regelungen ebenfalls relevant.

Die wichtigsten Regelungen fassen wir für Sie im Überblick zusammen:

• Belegausgabepflicht:
  Seit 2020 muss jeder Geschäftsvorfall mit einem Beleg dokumentiert werden, unabhängig davon, ob der Kunde ihn erhalten möchte oder nicht. Es ist zulässig, dass der Beleg elektronisch (z.B. per QR-Code, E-Mail oder App) zur Verfügung gestellt wird.

• Technische Sicherheitseinrichtung (TSE):
  Damit alle Eingaben manipulationssicher gespeichert und jederzeit nachvollziehbar sind, müssen elektronische Kassensysteme mit einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein.

• Kassensicherungsverordnung (KassenSichV):
  Ergänzt wird das Kassengesetz durch die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Diese Verordnung regelt die technischen Details, z.B. zur TSE, zu digitalen Schnittstellen und zur Datenaufbewahrung. Für Unternehmen mit elektronischen Kassen ist sie verbindlich.

• Elektronisches Meldesystem über ELSTER
  Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle elektronischen Kassensysteme beim Finanzamt gemeldet werden. Die Registrierung erfolgt über das ELSTER-Portal. Dadurch soll das Finanzamt einen besseren Überblick über die eingesetzten Systeme erhalten und mehr Transparenz in der Kassenführung geschaffen werden.

Das Wichtigste: Die Regelungen gelten für elektronische Aufzeichnungssysteme, das heißt für elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen. Es besteht keine Pflicht, überhaupt ein elektronisches Kassensystem zu verwenden. Wird jedoch ein elektronisches Aufzeichnungssystem genutzt, muss es die Einzelaufzeichnungspflicht erfüllen und mit einer technischen Sicherheitseinrichtung gesichert sein.

Da es keine allgemeine Registrierkassenpflicht gibt, ist es gemeinnützigen Organisationen weiterhin gestattet, eine offene Barkasse zu führen. Pflicht bleibt allerdings die Belegausgabe. Käufer dürfen zu jeder Zeit einen Beleg anfordern. Deshalb sollte ein Quittungsblock zur Verfügung stehen, damit im Bedarfsfall ein Nachweis ausgestellt werden kann und die gesetzlichen Vorgaben erfüllt werden. Die Pflicht zur ordnungsgemäßen Buchführung bleibt daneben ebenfalls bestehen.

Ausblick

Der Fragen-Antworten-Katalog zum Kassengesetz kann dabei helfen, die Regelungen zur Führung elektronischer Kassensysteme zu verstehen. Gemeinnützige Organisationen, die eine elektronische Registrierkasse verwenden, sollten sich mit diesen Regelungen beschäftigen und Aktualisierungen im Blick haben.

Falls Sie Fragestellungen in diesem Bereich haben, wenden Sie sich gerne an die Expertinnen und Experten von SCHOMERUS.

Download:

Bundesfinanzministerium - Das Kassengesetz für mehr Steuergerechtigkeit: Belegausgabepflicht stärkt Transparenz und hilft gegen Steuerbetrug

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