Steuertipp: Aufwendungen für Forschung sind steuerlich begünstigt

A. Welche Förderung gibt es und wie können Unternehmen sie nutzen?

Forschung und Entwicklung wird nach dem Forschungszulagengesetz (FZulG) gefördert. Die Förderung beträgt maximal ein Viertel des F&E-Aufwandes, wobei dieser nach dem Wachstumschancengesetz ab 2024 auf 10.000.000 EUR pro Jahr begrenzt ist (vorher 4 Mio. EUR). Die mögliche jährliche Förderung beläuft sich somit auf 2.500.000 EUR. 

Kleine und mittlere Unternehmen können zusätzlich eine Erhöhung der Förderquote auf 35 % beantragen.

Förderfähig sind die für das F&E-Projekt gezahlten Arbeitslöhne sowie der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung. Die Förderung ist nur für den Teil des Arbeitslohns möglich, soweit der Arbeitnehmer für das Forschungsprojekt eingesetzt wird. Ein Einzelunternehmer kann für jede Stunde, die er nachweislich für ein begünstigtes F&E-Vorhaben tätig ist, einen Lohnaufwand von 70 EUR für maximal 40 Wochenarbeitsstunden geltend machen.

Bei Auftragsforschung betragen die förderfähigen Aufwendungen 70 % des gezahlten Entgelts. In die Bemessungsgrundlage dürfen keine Aufwendungen einbezogen werden, für welche bereits andere Beihilfen und Förderungen gewährt werden. Auch vollständig staatlich geförderte Projekte sind somit nicht zulageberechtigt.

Die Forschungszulage ist in einem Forschungszulagenbescheid  festzustellen und bei der nächsten Veranlagung vollständig auf die festgesetzten Ertragsteuern anzurechnen. Bei begünstigten Mitunternehmerschaften ist die Forschungszulage anteilig gegenüber den Mitunternehmern gesondert und einheitlich festzustellen und anzurechnen. Die Forschungszulage ist zudem auch nutzbar, wenn keine Gewinne erzielt werden. Dann führt die Forschungszulage zu einer Steuererstattung und vollständigen Auszahlung.

B. Welche Projekte werden gefördert

Förderwürdig sind F&E-Projekte im Bereich der Grundlagenforschung , industriellen Forschung und der experimentellen Entwicklung. Das Projekt kann eigenbetrieblich, als Auftragsforschung sowie in Kooperation mit bestimmten anderen Unternehmen durchgeführt werden.

Grundlagenforschung ist gegeben, wenn es sich um experimentelle oder theoretische Arbeiten handelt, die in erster Linie dem Erwerb neuen Grundlagenwissens ohne erkennbare direkte kommerzielle Anwendungsmöglichkeiten dienen.

Industrielle Forschung liegt vor, wenn ein planmäßiges Forschen oder kritisches Erforschen zur Gewinnung neuer Kenntnisse und Fertigkeiten mit dem Ziel erfolgt, neue Produkte, Verfahren oder Dienstleistungen zu entwickeln oder wesentliche Verbesserungen bei bestehenden Produkten, Verfahren oder Dienstleistungen herbeizuführen. Dazu sollen auch die Entwicklung von Teilen komplexer Systeme und der Bau von Prototypen in einer Laborumgebung oder in einer Umgebung mit simulierten Schnittstellen zu bestehenden Systemen wie auch von Pilotlinien zählen, wenn dies für die industrielle Forschung und insbesondere die Validierung von technologischen Grundlagen notwendig ist. 

Experimentelle Entwicklung ist gegeben, wenn der Erwerb, die Kombination, Gestaltung und Nutzung vorhandener wissenschaftlicher, technischer, wirtschaftlicher und sonstiger einschlägiger Kenntnisse und Fertigkeiten mit dem Ziel erfolgt, neue oder verbesserte Produkte, Verfahren oder Dienstleistungen zu entwickeln. Dazu zählen u.a. Tätigkeiten zur Konzeption, Planung und Dokumentation neuer Produkte, Verfahren und Dienstleistungen. Die experimentelle Entwicklung kann die Entwicklung von Prototypen, Demonstrationsmaßnahmen, Pilotprojekte sowie die Erprobung und Validierung neuer oder verbesserter Produkte, Verfahren und Dienstleistungen in einem für die realen Einsatzbedingungen repräsentativen Umfeld umfassen. Erforderlich ist, dass das Hauptziel darin besteht, im Wesentlichen noch nicht feststehende Produkte, Verfahren oder Dienstleistungen weiter zu verbessern. Die experimentelle Entwicklung kann dabei auch die Entwicklung von kommerziell nutzbaren Prototypen und Pilotprojekten einschließen, wenn es sich dabei zwangsläufig um das kommerzielle Endprodukt handelt und dessen Herstellung allein für Demonstrations- und Validierungszwecke zu teuer wäre. Jedoch soll die experimentelle Entwicklung keine routinemäßigen oder regelmäßigen Änderungen an bestehenden Produkten, Produktionslinien, Produktionsverfahren, Dienstleistungen oder anderen laufenden betrieblichen Prozessen umfassen, selbst wenn diese Änderungen Verbesserungen darstellen sollten.

Die Allgemeine Gruppenfreistellungsverordnung (AGVO) der EU bestimmt zwar näher, ob ein begünstigtes F&E-Vorhaben vorliegt, lässt jedoch im Detail Auslegungsfragen offen, da die Definitionen sehr allgemein gehalten sind. Ergänzend dazu hat das Bundesministerium für Bildung und Forschung daher bestimmt, dass das F&E-Vorhaben maßgeblich auf die Gewinnung neuer Erkenntnisse abzielen muss (neuartig), originär sein muss (schöpferisch), einem Plan folgen und budgetierbar sein muss (systematisch), Unsicherheiten in Bezug auf das Endergebnis bestehen müssen (ungewiss) und Möglichkeiten der Reproduzierbarkeit vorhanden sein müssen (übertragbar bzw. reproduzierbar).

Da die umfangreichen und abstrakten Voraussetzungen einer förderwürdigen F&E zu Streitigkeiten führen können, ist ein zweistufiges Antragsverfahren vorgesehen. Zunächst ist ein Antrag auf eine F&E-Bescheinigung bei der Bescheinigungsstelle Forschungszulage (BSFZ) zu stellen, anschließend der Antrag auf Forschungszulage beim Finanzamt. Die BSFZ soll dabei für das Finanzamt grundsätzlich bindend feststellen, ob es sich um ein förderfähiges Vorhaben i.S.d. FZulG handelt.

Der Antrag kann vor, während oder nach der Durchführung eines FuE-Vorhabens gestellt werden. Forschungszulage für das Wirtschaftsjahr 2020. Um die Frist zur Beantragung der Forschungszulage für das Wirtschaftsjahr 2020 einzuhalten, muss die Bescheinigung bei der Bescheinigungsstelle bis spätestens zum 31.12.2024 beantragt werden.

Weitere Hinweise zur Forschungszulage und zum Antragsverfahren finden sich auch auf der Homepage des BSFZ  https://www.bescheinigung-forschungszulage.de/ueber-uns .

C. Umfangreiche Dokumentation

Im Hinblick auf Dokumentation und Nachweise zum förderwürdigen F&E-Aufwand sind mehrere Zeitpunkte zu beachten: das Einholen einer Bescheinigung, der Antrag auf Forschungszulage, die Festsetzung der Forschungszulage und der Zeitpunkt der Anrechnung im Rahmen der Veranlagung zur Einkommen- oder Körperschaftsteuer.

Mit Beantragung der Forschungszulage hat der Antragsteller die förderfähigen Aufwendungen „so genau zu bezeichnen, dass eine Überprüfung möglich ist.“ Dabei kann die überprüfbare und rechtssichere Abgrenzung der auf das geförderte F&E-Projekt entfallenden Lohnkosten eine Herausforderung sein, insbesondere, wenn Arbeitnehmer an mehreren Projekten arbeiten, oder wenn ihnen anteilig Verwaltungsaufgaben zukommen. Hierzu ist ein gut aufgestelltes Personalkostencontrolling erforderlich, mit Ausweis eines direkten Projektbezugs, der Stunden und Kosten.

Nimmt der Nachweis die Hürde in Form des Antrags bei der Finanzverwaltung, gehen die ermittelten Aufwendungen in die Feststellung der Forschungszulage und in deren Anrechnung nach § 10 FZulG ein. Sollte sich die Dokumentation im Nachhinein, bspw. bei einer Betriebsprüfung, als lückenhaft oder unzutreffend erweisen, besteht das Risiko eines Rückzahlungsanspruchs der Verwaltung, der vom Tag der Anrechnung der Forschungszulage an zu verzinsen ist. Weicht die Einschätzung der Betriebsprüfung später von der des Begünstigten ab und kann er deren Sicht nicht stichhaltig entgegentreten, ist die Zulage zurückzuzahlen. Eine korrekte Dokumentation der Bemessungsgrundlage ist vor diesem Hintergrund zentral und sollte bereits bei der Planung der Inanspruchnahme der Förderung bedacht werden. 

D. Praktische Umsetzung

Von wesentlicher praktischer Bedeutung ist, dass die BSFZ eine förderfähige Forschung oder Entwicklung bescheinigt. In der Praxis wird eine der relevantesten Fragestellungen zur Abgrenzung begünstigter gegenüber nichtbegünstigten F&E-Vorhaben daher, ob ein F&E-Vorhaben zu neuen Erkenntnissen oder Ergebnissen führt bzw. führen soll und nicht lediglich Marktentwicklungen, einfache Verbesserungen oder Routineaufgaben vorliegen. Dafür wird es in konkreten Einzelfällen oftmals detaillierten Expertenwissens bedürfen. Insoweit bietet sich eine intensive Zusammenarbeit zwischen demjenigen, der die steuerliche Würdigung der Förderfähigkeit prüft, und den beteiligten Teilnehmern des F&E-Vorhabens an, um die Chance einer positiven Bescheinigung zu erhöhen.

Zudem ist die Abgrenzung von F&E-Vorhaben und der generellen Produktentwicklung von wesentlicher Bedeutung. Der Prozess der Entwicklung neuer Produkte stellt nicht im Gesamten ein begünstigtes F&E-Vorhaben dar. Die Produktentwicklung beinhaltet jedoch regelmäßig industrielle Forschung oder experimentelle Entwicklung. Diese Projektteile müssen in den Anträgen hinreichend konkretisiert werden und es sollte nicht nur der Produktentwicklungsprozess allgemein dargestellt werden.

Zu beachten ist, dass ein „Unternehmen in Schwierigkeiten“ nach der AGVO von der Förderung durch die Forschungszulage ausgeschlossen ist. Die Definition eines Unternehmens in Schwierigkeiten ergibt sich aus dem Europarecht und bemisst sich je nach Rechtsform nach dem Verlust des hälftigen Stammkapitals, der Einleitung eines Insolvenzverfahrens, der Inanspruchnahme von noch nicht zurückgezahlten Rettungshilfen, dem Verschuldungsgrad und nach dem Zinsdeckungsverhältnis.

Zur Höhe der Forschungszulage ist geregelt, dass für Anspruchsberechtigte, die mit anderen Unternehmen verbunden sind, die Höchstgrenze der Bemessungsgrundlage für die verbundenen Unternehmen insgesamt gilt.

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