Gut zu wissen: Update Wirtschafts-Identifikationsnummer

Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat am 20. Oktober 2025 auf seiner Website die „Fragen und Antworten zur Wirtschafts-Identifikationsnummer“ aktualisiert. In den aktualisierten FAQ veröffentlicht das BMF die Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen zur Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.).

Vor einem Jahr startete die Einführung der W-IdNr. Gemeinnützigen Organisationen wird die W-IdNr. automatisch durch das Bundeszentralamt für Steuern zugeteilt. Es ist kein gesonderter Antrag erforderlich. Erste Informationen zur Einführung und Zuteilung der W-IdNr. können Sie in unserem Artikel "Wirtschaftsidentifikationsnummer für Gemeinnützige soll automatisch vergeben werden" nachlesen.

Ein Jahr nach dem Start fassen wir das Wichtigste für Sie zusammen:

Wer erhält eine W-IdNr. und warum?

Die W-IdNr. dient als eindeutiges Identifizierungsmerkmal im Besteuerungsverfahren. Sie wird vom Bundeszentralamt für Steuern an alle wirtschaftlich Tätigen vergeben. Wirtschaftlich Tätige in diesem Sinne sind auch alle juristischen Personen und Personenvereinigungen, unabhängig von ihrer tatsächlichen wirtschaftlichen Tätigkeit. Die Zuteilung erfolgt deshalb auch an gemeinnützige Organisationen wie gGmbHs, Vereine und Stiftungen, die rein ideell unterwegs sind.

Muss die W-IdNr. separat beantragt werden?

Die Vergabe und Mitteilung der W-IdNr. erfolgt automatisch durch das Bundeszentralamt für Steuern. Es ist kein gesonderter Antrag erforderlich.

Wie wird die W-IdNr. mitgeteilt?

Gemeinnützige Organisationen, die keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) haben, erhalten ihre W-IdNr. direkt in ihr ELSTER-Benutzerkonto. Voraussetzung ist daher, dass Sie über ein ELSTER-Benutzerkonto verfügen. Ein Abruf der W-IdNr. über Ihren Steuerberater ist ebenfalls möglich, wenn entsprechende Vollmachten vorliegen. Die W-IdNr. wird nicht per Post verschickt, sondern ausschließlich auf diesem Wege elektronisch bekannt gegeben.

Wann wird die W-IdNr. mitgeteilt?

Laut BMF soll der Vergabeprozess bis spätestens zum Ende des Jahres 2027 abgeschlossen sein. Wenn Ihnen noch keine W-IdNr. mitgeteilt worden ist, hat das keine Nachteile für Ihre Organisation. Eine Angabe der W-IdNr. in steuerlichen Erklärungsvordrucken ist bis zum Abschluss der erstmaligen Vergabe optional.

Wird die USt-IdNr. durch die W-IdNr. ersetzt?

Die USt-IdNr. wird aktuell nicht durch die W-IdNr. nicht ersetzt. Die W-IdNr. wird parallel zu anderen Identifikationsnummern verwendet und kann in bestimmten Fällen perspektivisch dazu beitragen, sie zu ersetzen. In ihrem Aufbau entspricht die W-IdNr. aber der USt-IdNr. Zusätzlich wird die W-IdNr. um ein fünfstelliges Unterscheidungsmerkmal ergänzt.

Für den grenzüberschreitenden Waren- und Dienstleistungsverkehr innerhalb der EU bleibt weiterhin die USt-IdNr. erforderlich. Sie ist damit für den EU-Binnenmarkt wichtig. Die W-IdNr. wird dagegen hauptsächlich für nationale Geschäftsvorfälle verwendet und dient steuerlichen Zwecken im Inland.

Ausblick

Die FAQ der Finanzverwaltung können dabei helfen, das Vergabeverfahren der W-IdNr. zu überblicken. Wichtig ist, dass die Zuteilung auch an gemeinnützige Organisationen erfolgt, die rein ideell tätig sind. Dafür sollten gemeinnützige Organisationen sicherstellen, dass sie über ein ELSTER-Konto verfügen bzw. Ihrem Steuerberater entsprechende Bekanntgabevollmachten vorliegen.

Falls Sie Fragestellungen in diesem Bereich haben, wenden Sie sich gerne an die Expertinnen und Experten von SCHOMERUS.

Download:

Bundesfinanzministerium - Fragen und Antworten zur Wirtschafts-Identifikationsnummer

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