E-Rechnung im Umsatzsteuerrecht: Entwurf eines zweiten BMF-Schreibens zur Ergänzung und Klarstellung

Am 25. Juni 2025 hat das Bundesfinanzministerium (BMF) den Entwurf eines weiteren BMF-Schreibens zur Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung (E-Rechnung) bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025 veröffentlicht (Bundesfinanzministerium - ENTWURF - Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025; Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses). Über das am 15. Oktober 2024 veröffentlichte ursprüngliche BMF-Schreiben berichteten wir bereits.

Der nun vorliegende Entwurf enthält im ersten Teil wichtige Änderungen und Ergänzungen zu dem Schreiben vom 15. Oktober 2024 und sieht im zweiten Teil die bereits angekündigten umfassenden Änderungen im UStAE vor. Aufgrund seiner Bedeutung wurde der Entwurf nicht nur an die Verbände zur Stellungnahme versandt, sondern bereits auch im Entwurfsstadium zu Informationszwecken durch das BMF allgemein veröffentlicht.

Die beabsichtigten Änderungen und Anpassungen sind nicht unbedeutend, weshalb wir diese bereits im Entwurfsstadium vorstellen wollen:

Änderungen und Ergänzungen - Erster Teil

• Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format nach der Norm EN 16931 erstellt werden. Dies kann entweder als reine XML-Datei oder als hybrides Format wie zum Beispiel eine ZUGFeRD-Rechnung erfolgen, bei der die XML-Datei in ein PDF-Dokument eingebettet ist. Die Rechnung muss in diesem strukturierten Format ausgestellt, übermittelt, empfangen und archiviert werden. Rechnungen, die nicht diesem strukturierten Format entsprechen, wie etwa Papierbelege, Telefax-Rechnungen oder reine PDF-Dateien, gelten als sonstige Rechnungen. Die Finanzverwaltung stellt klar, dass eine Datei, die aufgrund eines Formatfehlers nicht den Anforderungen an das strukturierte elektronische Format entspricht, nicht als E-Rechnung gilt, sondern als sonstige Rechnung einzuordnen ist.

• In dem Schreiben vom Oktober 2024 war zunächst vorgesehen, dass auch Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen müssen. Diese Vorgabe wird nun gestrichen, da das Jahressteuergesetz 2024 in Verbindung mit § 34a UStDV klarstellt, dass für Kleinunternehmer keine Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen besteht.

• Die Finanzverwaltung hatte bereits im Oktober festgelegt, dass Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise weiterhin als sonstige Rechnungen ausgestellt werden dürfen, eine E-Rechnung in diesen Fällen aber nur mit Zustimmung des Leistungsempfängers möglich sei. Nun wurde klargestellt, dass bei gesetzlich vorgeschriebener E-Rechnung keine Zustimmung des Empfängers erforderlich ist – auch nicht bei Kleinbetragsrechnungen, Fahrausweisen oder Kleinunternehmerrechnungen.

• Die Finanzverwaltung stellt klar, dass eine E-Rechnung trotz inhaltlicher Fehler – etwa, wenn im Rahmen einer Validierung ein sogenannter kritischer Fehler festgestellt wird – grundsätzlich als E-Rechnung gilt, jedoch nicht als ordnungsgemäß anerkannt wird. Außerdem reicht es nicht aus, wenn die strukturierten Daten lediglich auf eine Anlage verweisen, in der die erforderlichen Rechnungsangaben unstrukturiert enthalten sind.

• Bei einer nachträglichen Minderung der Bemessungsgrundlage nach § 17 UStG – etwa wegen Nachlässen – soll nach Auffassung der Finanzverwaltung keine Rechnungsberichtigung notwendig sein. Anders verhält es sich bei Änderungen des Leistungsinhalts. In solchen Fällen ist eine Berichtigung der Rechnung erforderlich, da sich die Leistungsbeschreibung ändert.

• Die Finanzverwaltung plant eine vollständige Neufassung der Vorgaben zur Aufbewahrung von E-Rechnungen. Für umsatzsteuerliche Zwecke gilt, dass der strukturierte Teil der E-Rechnung in unveränderter Form acht Jahre aufbewahrt werden muss. Eine Archivierung außerhalb eines GoBD-konformen Systems stellt dabei keinen Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten nach § 14b Abs. 1 UStG oder gegen die Anforderungen an die Unversehrtheit und Lesbarkeit gemäß § 14 Abs. 3 UStG dar.

Anpassung des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses – Zweiter Teil

Wie bereits in dem BMF-Schreiben aus Oktober 2024 angekündigt, soll der Umsatzsteuer-Anwendungserlass an zahlreichen Stellen geändert und ergänzt werden. Das veröffentlichte Entwurfsschreiben vom 25. Juni 2025 führt nun im Zweiten Teil alle Änderungen auf, die im Zusammenhang mit der E-Rechnung stehen. Im Wesentlichen sollen dabei folgende Inhalte angepasst werden:

Einführung und Begriffsbestimmung

Abschnitt 14.1 UStAE, der den Begriff der Rechnung regelt, soll insbesondere um Zwischenüberschriften und um viele neue Absätze erweitert werden, die spezielle Vorschriften zur E-Rechnung regeln. Neben den allgemeinen Regelungen zur Rechnung soll der Abschnitt auch den Anspruch auf Ausstellung einer Rechnung, das zulässige Format sowie besondere Fälle regeln.

Abrechnung durch Gutschrift

Abschnitt 14.3 UStAE beinhaltet die Neuregelungen zur E-Rechnungspflicht bei Abrechnung im Gutschriftverfahren (vom Leistungsempfänger ausgestellt).

Anforderungen an Echtheit, Lesbarkeit, Unversehrtheit

Abschnitt 14.4 UStAE konkretisiert die Anforderungen an die Lesbarkeit

Pflichtangaben in der E-Rechnung

Abschnitt 14.5 UStAE regelt alle Pflichtangaben in einer Rechnung und stellt klar, dass alle Pflichtangaben im strukturierten Datensatz einer E-Rechnung enthalten sein müssen. Eine fehlerhafte E-Rechnung gilt nicht als ordnungsgemäß, selbst bei Verweis auf Anlage. Leistungsbeschreibung, Steuernummer, Rechnungsnummer, Leistungszeitpunkt u. a. müssen korrekt im strukturierten Teil enthalten sein.

Sonderformen von Rechnungen

Abschnitt 14.6 UStAE regelt die Bestimmungen zu Kleinbetragsrechnungen. Kleinbetragsrechnungen können abweichend von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung immer in Papier oder unter Zustimmung des Empfängers als sonstige Rechnung ausgestellt werden. E-Rechnungen dürfen auch ohne Zustimmung des Empfängers verwendet werden, wenn Pflicht dazu besteht.

Rechnungsberichtigung

Abschnitt 14.11 UStAE beinhaltet die Berichtigung von Rechnungen und enthält wichtige Hinweise, wie mit Rechnungsänderungen umzugehen ist und wann eine Rechnung zu berichtigen ist.

Aufbewahrung

Abschnitt 14b.1 UStAE geht auf die Besonderheiten zur Aufbewahrung von E-Rechnungen ein.

Unrichtiger Steuerausweis

Abschnitt 14c.1 UStAE regelt den unrichtigen Steuerausweis und enthält den wichtigen Hinweis, dass die mehrfache Übermittlung derselben E-Rechnung unschädlich ist. Bildteil einer hybriden Rechnung darf aber keine abweichenden Angaben enthalten – sonst gilt er als eigene (möglicherweise fehlerhafte) Rechnung.

Vorsteuerabzug

Abschnitt 15.2a UStAE regelt die ordnungsgemäße Rechnung als Voraussetzung für den Vorsteuerabzug. Dieser Abschnitt wird entsprechend erweitert und stellt klar, dass nur E-Rechnungen zum Vorsteuerabzug berechtigen, wenn eine Pflicht zur E-Rechnung besteht. Ausnahme: Bei inhaltlich vollständiger sonstiger Rechnung und vollständiger Information bei der Finanzverwaltung kann Vorsteuerabzug dennoch gewährt werden.

Fazit

Mit dem Entwurf des BMF-Schreibens beabsichtigt die Finanzverwaltung u.a. den UStAE an die Einführung der E-Rechnung anzupassen und korrigiert dabei frühere Fehler aus dem Einführungsschreiben, insbesondere zur Kleinbetragsrechnung, Fahrausweisen und Kleinunternehmerregelung. Die nun klargestellte Rechtslage schafft mehr Sicherheit und ist daher grundsätzlich sehr zu begrüßen.

Die Verbände haben nun die Möglichkeit Stellung zu beziehen. Die Finalisierung des BMF-Schreibens ist für das IV. Quartal 2025 geplant.

Sobald der endgültige Stand des BMF-Schreibens vorliegt, werden wir Sie selbstverständlich zeitnah informieren.

Bildnachweis:AndreyPopov/Stock-Fotografie-ID:1327204315