BMF: FAQ zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025
Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat am 5. November 2025 auf seiner Website die „Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen (verpflichtenden) E-Rechnung zum 1. Januar 2025 – Stand Oktober 2025“ aktualisiert.
Mit dem Wachstumschancengesetz sind die Bestimmungen zur Rechnungsausstellung gemäß § 14 UStG für Umsätze, die nach dem 31. Dezember 2024 ausgeführt wurden, neu gefasst worden. Ab dem 1. Januar 2025 ist bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern grundsätzlich eine elektronische Rechnung (E-Rechnung) zu verwenden. Bei der Einführung dieser verpflichtenden E‑Rechnung gelten Übergangsregelungen. Umfassende Informationen zur Einführung der E-Rechnung können Sie in unserem Artikel "Finales BMF-Schreiben zur E-Rechnung" nachlesen.
In den aktualisierten FAQ veröffentlicht das BMF die Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen zur E-Rechnung. Die detaillierte Verwaltungsauffassung können Sie dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 entnehmen. Es passt das Schreiben vom 15. Oktober 2024 an. Über den Entwurf des BMF-Schreibens vom 15. Oktober 2025 informierten wir Sie bereits.
Auf folgende Klarstellungen durch die Finanzverwaltung durch das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 möchten wir Sie gesondert hinweisen:
Prüfungs- und Validierungspflichten von E-Rechnungen
Die Finanzverwaltung stellt klar, dass eine Datei, die aufgrund eines Formatfehlers nicht den Anforderungen an das strukturierte elektronische Format entspricht, nicht als E-Rechnung gilt, sondern als sonstige Rechnung einzuordnen ist. Mit dem neuen BMF-Schreiben werden drei Fehlerkategorien unterschieden (Formatfehler, Geschäftsregelfehler, Inhaltsfehler):
Formatfehler liegen vor, wenn die Rechnungsdatei nicht den zulässigen Syntaxen bzw. deren technischen Vorgaben entspricht oder in den Fällen des § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 UStG keine richtige und vollständige Extraktion zulässt. E-Rechnungen mit einem Formatfehler stellen keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung dar. Die Pflicht zur E-Rechnung wäre damit nicht erfüllt, wenn ein Formatfehler vorliegt. Wenn die Übergangsfristen Ende 2026 bzw. Ende 2027 abgelaufen sind, wird der Vorsteuerabzug nur noch auf Grundlage einer formal korrekten und damit ordnungsgemäßen E-Rechnung gegeben sein.
Geschäftsregelfehler liegen vor, wenn die Rechnungsdatei gegen die für dieses E-Rechnungsformat gültigen Geschäftsregeln verstößt. Das sind technische Vorschriften zur Überprüfung der logischen Abhängigkeiten der in einer E-Rechnung enthaltenen Informationen. Diese Fehler können sich dadurch ergeben, dass die in einer Rechnung enthaltenen Informationen unvollständig sind oder zueinander in Widerspruch stehen (z. B. Steuerbetrag stimmt rechnerisch nicht mit dem angegebenen Steuersatz überein). Dieser Fehler ist unbeachtlich, insoweit er sich nicht auf die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben bezieht. Wenn er aber die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben betrifft, ist der Vorsteuerabzug grundsätzlich ausgeschlossen.
Inhaltliche Fehler können auch vorliegen, wenn formal kein Verstoß gegen die Geschäftsregeln vorliegt und in der Folge zum Beispiel auch im Rahmen einer Validierung kein Fehler festgestellt wurde (z. B. Angabe eines fehlerhaften Steuersatzes).
Ob ein Formatfehler oder ein Geschäftsregelfehler vorliegt, kann mit einer geeigneten Validierungsanwendung geprüft werden. Die Finanzverwaltung stellt klar, dass Sie sich grundsätzlich auf das technische Ergebnis einer Validierung hinsichtlich des Formats und der Geschäftsregeln durch eine geeignete Validierungsanwendung verlassen dürfen. Offen bleibt bislang, was unter einer geeigneten Validierungsanwendung zu verstehen ist. Der entsprechende Validierungsbericht sollte zur Dokumentationszwecken aufbewahrt werden. Inhaltlichen Fehlern kann im Rahmen einer (technischen) Validierung nicht begegnet werden. Die inhaltliche Prüfung der E-Rechnung bleibt deshalb weiterhin erforderlich.
Weitere Änderungen und Klarstellungen
Für Kleinunternehmer besteht ausdrücklich keine Verpflichtung zur Ausstellung von E-Rechnungen.
Kleinbetragsrechnungen, Rechnungen von Kleinunternehmern und Fahrausweise dürfen weiterhin als Papierrechnung oder in anderen elektronischen Formaten – mit Zustimmung des Empfängers – ausgestellt werden. Eine E-Rechnung ist ohne Zustimmung zulässig.
Änderungen im Leistungsumfang oder -gehalt (z.B. relevante Aufmaßänderungen) stellen im Gegensatz zu Skonti und Nachlässen keine bloße Änderung der Bemessungsgrundlage dar und erfordern daher grundsätzlich eine Rechnungsberichtigung.
Für umsatzsteuerliche Zwecke gilt, dass der strukturierte Teil der E-Rechnung in unveränderter Form acht Jahre aufbewahrt werden muss. Eine Archivierung außerhalb eines GoBD-konformen Systems stellt dabei keinen Verstoß gegen die Aufbewahrungspflichten nach § 14b Abs. 1 UStG oder gegen die Anforderungen an die Unversehrtheit und Lesbarkeit gemäß § 14 Abs. 3 UStG dar.
Der Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE) ist dementsprechend parallel geändert und ergänzt worden.
Ausblick
Die FAQ der Finanzverwaltung können dabei helfen, die Regelungen zur E-Rechnung zu überblicken. In Einzelfällen bleibt eine Lektüre des BMF-Schreiben unerlässlich. Auch gemeinnützige Organisationen müssen den Empfang und Versand von E-Rechnungen im unternehmerischen Bereich gewährleisten können. Wir empfehlen Ihnen, sich mit den Regelungen zur E-Rechnung intensiver zu befassen und den Empfang sowie die Ausstellung von Rechnungen in Ihrer Einrichtung zu überprüfen. Die Finanzverwaltung hat ausdrücklich darauf hingewiesen, dass Format- oder Geschäftsregelfehler mit einer geeigneten Validierungsanwendung überprüft werden können. Es ist zu begrüßen, dass in dieser Hinsicht auf das technische Ergebnis der Validierung vertraut werden darf. Gleichwohl bleibt daneben insbesondere mit Blick auf sonstige inhaltliche Fehler die klassische Rechnungseingangsprüfung bestehen.
Wichtig ist, dass die Regelungen zur E-Rechnung nur für den unternehmerischen Bereich gemeinnütziger Organisationen gelten. Insoweit Ihre Organisation rein ideell aktiv ist, muss die Möglichkeit zum Empfang von E-Rechnungen nicht etabliert werden. Für den Aussteller der Rechnung ist es wiederum auch nicht verpflichtend, eine E-Rechnung an eine gemeinnützige Organisation zu stellen, die nicht unternehmerisch tätig ist.
Falls Sie hierzu unsere Unterstützung benötigen oder Fragestellungen in diesem Bereich haben, wenden Sie sich gerne an die Expertinnen und Experten von SCHOMERUS.
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Bildnachweis:AndreyPopov/Stock-Fotografie-ID:1327204315
